Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Das neue Jahr 2023 brachte für die Arbeitgeber unter anderem die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Dem grundsätzlich begrüßenswerten Ziel der Digitalisierung folgend wirft das neue Verfahren derzeit jedoch noch einige Fragen in der praktischen Handhabung auf.
Seit dem 01. Januar 2023 erhalten Arbeitnehmer bei ihrem behandelnden Arzt in der Regel keine analoge AU-Bescheinigung mehr, die sie bislang spätestens am vierten Tag ihrer Krankheit – oder bei abweichender arbeits- oder tarifvertraglicher Regelung sogar schon früher – ihrem Arbeitgeber zum Nachweis ihrer Arbeitsunfähigkeit zukommen lassen mussten. Stattdessen müssen alle Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ihrer Beschäftigten nunmehr elektronisch bei deren Krankenkasse abfragen.
Nach dem Arztbesuch, spätestens bis 24.00 Uhr übermittelt die Arztpraxis die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber oder ein Beauftragter (z.B. Steuerberater, Lohnbüro) sendet eine Anfrage nach der eAU an die Krankenkasse über deren Kommunikationsserver. Nach Erhalt der Anfrage stellt die Krankenkasse die eAU zum Abruf auf dem Kommunikationsserver bereit. Der Arbeitgeber oder sein Beauftragter erhält eine Benachrichtigung über die erfolgte Bereitstellung. Der Abruf sollte am Folgetag der ärztlichen Feststellung möglich sein.
Um die eAU abrufen zu können, benötigt der Arbeitgeber von seinem Beschäftigten das Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit.
Eine entsprechende Anpassung an das elektronische Verfahren der AU-Bescheinigung findet sich auch im Gesetz unter § 5 Abs. 1a Entgeltfortzahlungsgesetz wieder. Grundsätzlich verbleibt es bei der Meldepflicht des Arbeitgebers gem. § 5 Abs. 1 S. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz, wonach der Arbeitnehmer verpflichtet ist, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer mitzuteilen. Anstatt der Nachweispflicht durch Übergabe der AU-Bescheinigung gibt es nun für Arbeitnehmer, die Versicherte einer gesetzlichen Krankenkasse sind, eine Feststellungspflicht. Sie sind verpflichtet, ihre Arbeitsunfähigkeit von einem Arzt feststellen zu lassen. Ausgenommen sind hiervon nur geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten und Ärzte, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen.
Unberührt hiervon bleibt aber die Meldepflicht der Arbeitnehmer nach § 5 Abs. 1 S.1 Entgeltfortzahlungsgesetz: normalerweise – und das dürfte gleich bleiben – meldet sich der Arbeitnehmer bei seinem Arbeitgeber sobald er krank ist, um die Erkrankung ebenso mitzuteilen, wie den Hinweis, dass im Laufe des Tages der Arzt aufgesucht werde. Die dort erhaltene ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wurde dann dem Arbeitgeber weitergeleitet und erfüllte beide Pflichten: die Nachweispflicht aber auch gleichzeitig der Pflicht zur Mitteilung über die voraussichtliche Dauer. Das wird zukünftig entfallen, weswegen es allen Arbeitnehmern dringend anzuraten ist, auch nach dem Arztbesuch den Arbeitgeber – am besten telefonisch – über die weitere Dauer zu informieren. Denn die ersten Erfahrungen zeigen, dass es derzeit noch mehrere Tage dauern kann, bis die Daten vom Arbeitgeber abgerufen werden können. Nach dem Gesetz muss der Arbeitnehmer seine Mitteilung aber „unverzüglich“ machen, die Sache ist mit dem reinen Arztbesuch also nicht erledigt. Verzögerungen gehen hier zu Lasten des Arbeitnehmers, der schlimmstenfalls mit einer Abmahnung rechnen muss.
Durch die Neuregelung passen viele Regelungen in Arbeitsverträgen nicht mehr, die noch auf ursprüngliche Nachweispflicht abstellen. Hier besteht Anpassungsbedarf. Darüber hinaus empfiehlt es sich, Arbeitnehmer arbeitsvertraglich auf die Meldung des Termins des Arztbesuchs hinzuweisen und zu verpflichten, um als Arbeitgeber die erforderliche Information zu haben, die eAU bei der Krankenkasse abrufen zu können.
Für die Neuregelung im Arbeitsvertrag kommen Sie gerne auf uns zu.